尽管世界变得越来越数字化，但您仍然需要手头有许多硬拷贝文件。虽然可能有必要将出生证明、保险单和合同等物品放在方便取用的地方，但确保它们的安全同样重要。

例如，您需要防止它们被水、火或其他灾难性条件损坏。但您也希望防止它们落入坏人之手。

以下保护重要记录和重要文件的方法都具有独特的优势和特点。比较选项可以帮助您确定最适合您需求的选项。

防火保险箱

在美国，每年有超过 340,000 所房屋因结构火灾而受损。即使您将重要文件藏起来不被窥探，它们也无法与房屋火灾的火焰、伴随它们的烟雾或用来浇灭它们的水造成的损害相提并论。

防火保险箱可以在发生火灾时保护难以更换的文书工作，最好的防火保险箱还可以防水。

要选择最好的防火保险箱，请确保您可以将其锁定并轻松打开（将备用钥匙放在别处或使用其他方法打开它，例如键盘）。如果您需要随身携带它，它也应该易于运输。

文件柜

虽然您可能希望将原始、有价值的文件保存在防火保险箱中，但您可以将重要但可更换的文书工作放在提供更多组织功能的文件柜中。

设置家庭归档系统可以轻松找到重要文件。这样做还可以简化诸如报税之类的任务。

钢结构文件柜将提供一些防止损坏和元件的保护，尽管它可能不会像最好的防火保险箱那样有效。

许多文件柜还配有锁，可在发生闯入时提供安全保障。

扩展文件夹

折叠式文件夹可以是一种有效的、短期的方式来组织和存储重要文件。尽管它们提供的防盗或损坏保护很少，但它们简化了文书工作的分类并且便于携带。

如果您正在旅行并且需要随身携带记录，或者必须向官员出示原始文件（例如在申请许可证时），请考虑使用扩展文件夹。

用透明的塑料页面保护器覆盖它们可以防止溢出、撕裂或其他事故。但是，当然，您会希望尽快将有价值的文件转移到更安全的地方。

数字化

如果您不需要原始文件，或者如果您想隐藏原始文件并准备好副本，请考虑创建一个数字副本并将其上传到安全位置。

许多智能手机可以将照片转换为文档文件（或有可用于从图片创建 PDF 文件的应用程序）。或者，您可以使用文档扫描仪。

有几种方法可以存储这些文档。例如，您可以使用提供端到端加密的服务将它们保存到云中。或者，将它们写入外部源，例如外部硬盘驱动器或拇指驱动器。

保险箱

如果您不需要在家中存放重要文件，您可能需要考虑将它们存放在银行。

当您租用保险箱时，您可以高枕无忧，因为您知道您的文书工作受到高度保护，但您或您的家人可以访问。如果您愿意，您还可以为盒子的内容投保。

重要文件和记录的其他提示

花时间分享有关您存储了哪些文档、保存它们的位置以及如何与您生活中的重要人物访问它们的信息。例如，您可能想让您的成年子女知道在哪里可以找到您的遗嘱和人寿保险单。

每年检查一次您在家中存储的文件是个好主意。您应该终身保留的一些文件，包括：

出生和死亡证明

社会保障卡

结婚证和离婚文件

军事文件

人寿保险单和遗嘱

纳税申报表

主要财务记录

其他文件可以每七年丢弃一次（例如税收证明文件)、每年（如银行对账单或工资单）甚至每月（如水电费）。

当您确实摆脱了这些物品时，请务必将它们切碎以防止身份盗用。

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